DELEGANDO, DELEGANDO… ¿quién lo hace mejor que yo?

Te voy a describir una mañana de fin de mes como hoy para muchos empresarios. Llegas a tu oficina muy temprano a las 7 de la mañana para bajar tus correos, tu agenda empieza a las 8 AM en el radio, luego tienes que llevar a tu hija a la escuela, tienes una reunión a las 9 con un cliente, quedaste de pagar la hipoteca e informarle a tu asistente cuáles son los pagos de fin de mes. Tu escritorio es demasiado estrecho para la cantidad de papeles de todos los tamaños, para el último informe de ventas, para la carpeta de solicitud de crédito del banco que tiene 15 días parado, mientras desayunabas escribiste en una servilleta llamar a Rodolfo porque es su cumpleaños y que es el último día para verificar el carro. Hay que imprimir los estados de cuenta para enviarlos al contador y obviamente sólo tú tienes la clave de acceso.

Muchos de esos papeles y muchos de esos pendientes estarán hoy, mañana, y quizás muchos días más esperando ser resueltos porque “no me alcanza el tiempo”. Y aquí cabe hacer una reflexión: querer hacer todo junto, y lo que es peor, intentar hacerlo todo nosotros mismos (los superhéroes), es una apuesta que seguramente vamos a perder.

Aplazamos con esto decisiones importantes, posponemos actividades críticas, actuamos sobre la marcha sin detenernos a planear el futuro. Todo porque nosotros lo hacemos mejor que los demás, todo porque me tardo mucho tiempo en explicar qué quiero y luego no lo hacen como a mi me gusta, todo porque si lo quieres perfecto entonces hazlo tú mismo, todo porque yo tengo más experiencia.

¿Hacer o dejar hacer en nuestras empresas? Esa es la pregunta

¿Concentrar las actividades o aprender a confiar en nuestros colaboradores? El concepto de empowerment, es decir, el grado de decisión otorgado a los colaboradores para que cumplan con sus responsabilidades, llenó muchas páginas de libros sobre administración moderna. Hoy por hoy nadie duda de sus beneficios… el tiempo no alcanza y aunque lo intentemos, los empresarios y directivos no podemos absorber todo.

La realidad demuestra que la única alternativa viable es saber repartir el trabajo y saber delegar con eficacia. Delegar supone confiar una tarea a una persona sin dejar de asumir la responsabilidad que esa tarea implica. Puede ser la dirección de un equipo que desarrollará un nuevo proyecto, hasta cualquiera de las tareas de la empresa, como organizar la fiesta de fin de año o entrevistar a los candidatos para un puesto.

Cuando las empresas son pequeñas, el empresario, fundador, capitalista y accionista mayoritario vende, fabrica, cobra, deposita, limpia la oficina, contesta el teléfono y todo, es el hombre o la mujer orquesta y además mil usos. Sin embargo conforme las organizaciones crecemos, esa concentración de autoridad y responsabilidad no es suficiente para atender el ritmo de evolución en el cual nos movemos.

¿Qué estaríamos haciendo si pudiéramos aprovechar mejor el tiempo? Por lo general, diríamos: visitando nuevos clientes o nuevos negocios, desarrollando otros productos y servicios; en general proponiendo métodos que hagan crecer a nuestros negocios; incluso se vale dedicarle tiempo para la familia o tiempo personal.

Temor a delegar

Es nuestro medio hay una cultura fuertemente arraigada de temor a la delegación, muchas veces relacionada con la falta de confianza en la formación de los recursos humanos que tenemos a nuestro alcance (es que no lo sabe hacer, creo que no tiene la preparación para hacerlo, estudió otra cosa, por ejemplo). Pero también puede estar relacionada con la falta de confianza del empresario en sí mismo y en el grado de riesgo de las decisiones a tomar.

Ahora bien, si entendemos que es imposible centralizar y que debemos delegar habría que empezar por:

1. Decidir qué y qué no delegar

Todas las tareas que involucran más detalles operativos que aspectos de planeación o de organización pueden ser delegadas. Las tareas que no requieren habilidades o conocimientos únicos inherentes a su posición también lo son (el contrato X, lo negocio yo porque conozco al director desde hace años; no es delegable porque nadie tendría ni podría generar la sensibilidad que tengo por el contacto de tiempo atrás)

Si le preguntas a alguno de mis clientes judíos te dirán… puedo delegar hasta la concepción de mis hijos pero nunca delegaré la firma de la chequera.

2. Decidir en quién delegar.

Sin embargo, tres factores son de primordial importancia cuando seleccione a la persona correcta para una asignación:

* Las habilidades de la persona * Sus intereses * La carga de trabajo

Si pretendemos delegar en una persona que no tiene la competencia seguramente el resultado logrado no será el esperado. Si nuestro colaborador no tiene el interés de hacerlo probablemente resulte mejor dejarlo tres meses más en nuestro escritorio y si la carga de trabajo de la persona rebasa sus propias 24 horas al día tampoco tendremos éxito.

3. Comunicar nuestra decisión y proporcionar información suficiente.

Hay que proporcionar las directrices claras y de preferencia por escrito, para evitar el síndrome de "no sabía". Si existe una brecha entre lo asignado y la habilidad del empleado, debemos ser claros y conciso al describir los pasos de la tarea. Hay que tener en mente que una nueva asignación, particularmente involucra varias etapas y que probablemente no queden totalmente entendidas en una primera explicación.

4. Evaluar el desempeño.

Desde el comienzo, hay que establecer claramente los tiempos en que nos reuniremos con la persona para revisar su desempeño. El secreto de la delegación es llevar un adecuado seguimiento. Ya lo dice el viejo y conocido refrán: orden dada no supervisada…

5. Reconocer el logro. Los resultados que son reconocidos, son repetidos.

En psicología le llaman reforzar una conducta. Debemos monitorear y corresponder al desarrollo de la persona. De otra manera, será como jugar una cascarita sin llevar los goles.

Seguramente si logramos hacer el ejercicio de definir qué podemos delegar, en quién lo podemos delegar, cómo comunicar lo que queremos delegar de manera eficaz, evaluamos el desempeño del trabajo y reconocemos el logro del resultado de ello, aunque empecemos con pocas responsabilidades estaremos en camino de eliminar una buena parte de los post it, mails, reportes y juntas que aplazamos por que no tenemos tiempo y quizá también podamos descubrir en nuestros colaboradores a nuevos superhéroes que pueden hacer las cosas tan bien o mejor de lo que nosotros creemos que hacemos en este momento.

Seguramente ese tiempo lo podremos utilizar para muchas cosas de mayor valor agregado para la empresa… incluyendo ir al dominó de los lunes al cual confieso no he asistido en casi todo el año porque no he tenido tiempo. Una actividad que ciertamente no es delegable…

Enfoque de Mercado (fuente: themoneyconverter.com)

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